Cách sử dụng máy chấm công vân tay

Để quản lý giờ làm của nhân viên và tính lương chính xác, nhanh chóng hơn, các doanh nghiệp thường lựa chọn sử dụng máy chấm công. Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách sử dụng máy chấm công vân tay hiệu quả và dễ dàng. Làm thế nào để sử dụng thiết bị đúng cách, mang đến hiệu quả quản lý nhân sự tốt? Hãy tham khảo bài viết hôm nay để biết cách sử dụng máy chấm công hiệu quả nhất. Đồng thời, biết cách thiết lập một số thao tác cần thiết trên máy chấm công.

Máy chấm công vân tay là gì?

Máy chấm công vân tay là thiết bị như thế nào?

Trước khi tìm hiểu cách sử dụng máy chấm công vân tay, bạn cần biết chính xác đây là loại thiết bị như thế nào. Trên thực tế, tương tự như các dòng thiết bị chấm công khác thì máy chấm công vân tay cũng có chức năng nhận dạng, ghi lại toàn bộ thông tin truy cập ra vào của nhân viên thông qua xác nhận dấu vân tay của người dùng. 

Để có được khả năng nhận dạng này, nhân viên cần thực hiện đăng ký vân tay với hệ thống trước đó để hệ thống ghi nhận phục vụ cho đối chiếu nhận diện và chấm công sau này. Song song đó, quá trình đăng ký còn yêu cầu người sử dụng khai báo chính xác và đầy các thông tin cá nhân của mình để lưu trữ dữ liệu thông tin nhân viên. 

Một hệ thống chấm công vân tay thường bao gồm 2 bộ phận chính. Đó là đầu đọc nhận dạng vân tay người chấm công và phần mềm xử lý thông tin dữ liệu.

Đặc điểm của máy chấm công vân tay

Đặc điểm của máy chấm công xác thực vân tay

Cách sử dụng máy chấm công vân tay tùy thuộc vào quá trình hoạt động của hệ thống. Nó sẽ dựa vào các nguyên tắc chính, đó là khi nhân viên đặt ngón tay đã đăng ký vân tay lên đầu đọc thì lúc này máy sẽ tiến hành ghi nhận hình ảnh dấu vân tay. Hình ảnh này sẽ được chuyển đổi thành dữ liệu số, sau đó tiến hành so sánh với những dữ liệu đã được thiết lập. Nếu như trùng khớp với một trong số dữ liệu lưu trữ thì thao tác tiếp theo hệ thống sẽ ghi nhận và lưu trữ thời gian chấm công của nhân viên. Đồng thời thông báo kết quả đến người dùng.

Với quy trình hoạt động trên, máy chấm công đem lại những lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp như:

• Đảm bảo quy trình quản lý, kiểm tra diễn ra chính xác, hiệu quả và tự động

• Hạn chế được tình trạng gian lận, rò rỉ thông tin

• Quá trình tăng ca, nghỉ phép đều được ghi nhận chính xác

• Kết quả dữ liệu chấm công chính xác, việc tính lương, lương thưởng được tối ưu hơn

• Mọi thông tin, dữ liệu nhân sự được lưu trữ và sắp xếp rõ ràng, khoa học

• Đảm bảo sự công bằng, minh bạch cho nhân viên.

• Nâng cao hiệu suất và ý thức làm việc, chấp hành kỷ luật của nhân viên

• Hạn chế tối đa các sai sót xảy ra khi lượng nhân viên lớn và thời gian làm việc không đồng bộ

• Đáp ứng được nhu cầu và tiêu chí khác nhau của từng đơn vị

• Hỗ trợ thanh toán lương chính xác và hiệu quả hơn

• Tăng cường tính hiệu quả trong quá trình quản lý nhân sự

Tiến trình sử dụng máy chấm công vân tay cơ bản

• Lắp đặt và kết nối tín hiệu máy chấm công, sau đó thu thập thông tin nhân viên để khai báo với thiết bị trước khi đi vào sử dụng

• Tuỳ từng model máy mà thông tin khai báo có sự khác nhau để thiết lập sao cho phù hợp

• Việc sử dụng máy chấm công đòi hỏi nhân viên cần đến nơi làm việc chấm công trước khi vào ca. Quá trình chấm công được thực hiện bằng cách quét đầu đọc như thẻ từ, vân tay hoặc xác thực khuôn mặt,...

• Sau khi khai báo, máy sẽ ghi nhận thông tin tiếp nhận được để kiểm tra và xử lý lập tức

• Trường hợp kết quả trùng khớp thì máy sẽ thông báo và xác nhận chấm công thành công

• Các dữ liệu chấm công được lưu trữ về máy ở phần mềm chấm công và dễ dàng trích xuất ra file excel 

Cách sử dụng máy chấm công vân tay - Hướng dẫn đăng ký vân tay cho nhân viên

Để có thể sử dụng máy chấm công vân tay và thiết bị thực hiện tốt các chức năng thì trước tiên, bạn cần thực hiện đăng ký vân tay cho các nhân viên. Việc đăng ký vân tay cần được làm theo các bước đảm bảo liền mạch, đồng thời tiết kiệm thời gian cho người quản lý. 

Các bước thực hiện đăng ký vân tay trên máy chấm công được thực hiện như sau:

• Chọn “Người sử dụng” để tiến hành thêm người sử dụng mới

• Nhấn vào mục ID người dùng rồi bấm “OK” để nhập ID hoặc một số dòng máy tự động thêm mục ID này

• Nhấn “OK” để nhập vào tên nhân viên

• Tiếp theo, bạn nhập vai trò của người sử dụng tùy theo chức vụ trong doanh nghiệp như: quản lý, quản lý cấp cao, nhân viên,... rồi nhấn “OK”.

• Chọn thẻ, vân tay hoặc mã số tùy theo loại máy và nhu cầu sử dụng. Màn hình sẽ hiển thị chọn vân tay để bạn lựa chọn đăng ký

• Thực hiện xác thực với 3 ngón tay đến khi máy báo hiện tích xanh và thông báo đăng ký thành công

• Nhấn nút “ESC” để thoát khỏi màn hình máy chấm công vân tay sau khi thực hiện. 

Như vậy, bạn đã biết cách sử dụng máy chấm công vân tay để đăng ký thông tin người dùng. Bạn cần lưu ý một số điểm sau khi đăng ký vân tay với máy chấm công vân tay:

• Vị trí đặt ngón tay thẳng để thiết bị đọc được vân tay

• Vân tay đăng ký cần rõ nét và không bị xước

• Mỗi người chỉ có thể lấy tối đa 10 vân tay chấm công

Hướng dẫn cách sử dụng máy chấm công vân tay với các thao tác khác

Thao tác với phần mềm chấm công trên máy tính

Dưới đây là một số cách sử dụng máy chấm công vân tay liên quan đến phần mềm chấm công mà bạn có thể tham khảo để thực hiện dễ dàng hơn. 

Kết nối internet cho phần mềm chống công

• Vào mục thiết lập liên kết

• Chọn “Ethernet” để khai báo IP máy chấm công vân tay. Nếu máy có chức năng kết nối Wifi thì bạn chọn mạng không dây. 

Lấy dữ liệu chấm công về USB

• Chọn quản lý USB.

• Chọn tải về.

• Chọn tải dữ liệu chấm công.

Cài đặt lại máy tính có cài phần mềm chấm công 

Để cài đặt lại máy tính có phần mềm chấm công, bạn làm như sau:

• Tải dữ liệu từ thiết bị chấm công về máy tính

• Lưu trữ dữ liệu vào một ổ đĩa khác, trừ ổ C

• Reset lại máy tính và phần mềm, sau đó lưu file đã lưu trữ

• Đăng ký lại phần mềm chấm công.

Cách sử dụng máy chấm công vân tay - Hướng dẫn sử dụng cho quản lý nhân viên

• Nhấn vào “Người sử dụng” để màn hình hiển thị các menu con như “Người sử dụng mới”

• Ở mục này, “Người sử dụng mới” cho phép khai báo ID nhân viên tức là khai báo vai trò của người sử dụng mới là quản lý đăng ký vân tay mới cho nhân viên. 

• Nhấn giữ phím “OK” để đăng nhập vào cửa số đăng ký vân tay. Trên cửa sổ này sẽ bao gồm:

• ID người dùng, nhấn nút M/OK để nhập ID hoặc máy sẽ tự tăng số ID

• Tên người dùng: nhấn nút mũi tên xuống, sau đó nhấn M/OK để nhập tên nhân viên vào 

• Vai trò của người sử dụng: đăng ký người quản lý thì nhấn nút M/OK rồi chọn quản trị cao cấp

• Nhấn nút mũi tên xuống, nhấn nút M/OK rồi chọn thẻ hoặc vân tay, mã số tùy theo nhu cầu sử dụng. Khi chọn vân tay, màn hình xác thực sẽ hiện ra

• Chọn ngón tay cần đăng ký sử dụng rồi nhấn nút M/OK 

• Đặt vân tay xuống để đăng ký và xác thực 3 lần đối với 1 ngón tay. Nhấn nút M.OK để chuyển sang xác thực ngón thứ 2 và làm tương tự như vậy cho đến khi đăng ký thành công. 

• Sau khi đăng ký xong, nhấn nút ESC để thoát. 

Thực hiện đăng ký vân tay nhân viên

Những lưu ý khi sử dụng máy chấm công vân tay

Như vậy, dù bạn là quản lý hay nhân viên cũng đều đã biết cách sử dụng máy chấm công vân tay. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý một số điều dưới đây:

• Khi lắp đặt thiết bị chấm công, cần lựa chọn vị trí lắp đặt phù hợp, đảm bảo độ bền và hiệu quả hoạt động của thiết bị

• Để mắt đọc của máy được nhạy bén, bạn cần đảm bảo tay khô ráo khi chấm công

• Khi thực hiện chấm công cần để tay đúng vị trí, cho đến khi có tín hiệu báo chấm công thành công

• Mỗi người chỉ nên đăng ký tối đa 10 dấu vân tay để đề phòng sự cố bất ngờ

• Các dữ liệu thu thập được từ nhân viên để khai báo với máy chấm công cần phải chính xác và cùng thời gian để đảm bảo sự công bằng và hiệu quả, nhất là những đơn vị có các ca làm việc thời gian khác nhau, phân thành nhiều ca khác nhau

• Thời gian để cài đặt máy chấm công cho các doanh nghiệp thường diễn ra từ 5 đến 10 phút 

• Các quy định và thông báo đến nhân viên về thời gian bắt đầu ca làm sau khi áp dụng máy chấm công vào việc điểm danh hàng ngày

• Hướng dẫn chi tiết và rõ ràng các chấm công cho toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp

• Khi chấm công, nhân viên cần lưu ý đặt vân tay chuẩn xác để giúp máy dễ dàng nhận dạng nhanh và chính xác hơn

• Chấm công bằng vân tay cần lưu ý tuyệt đối không để tay ướt, trầy xước bay bám bẩn

• 

Lưu ý khi sử dụng máy chấm công vân tay

Cách sử dụng máy chấm công vân tay khá đơn giản, tuy nhiên nếu không biết cách sử dụng đúng cách, nó có thể gây mất thời gian và giảm độ hiệu quả. Những thông tin trên đây hy vọng có thể giúp bạn thao tác sử dụng máy chấm công đơn giản và dễ dàng hơn. Nếu vẫn không hiểu về các bước thiết lập hay lắp đặt, bạn có thể nhờ đến sự hỗ trợ của thợ kỹ thuật có chuyên môn và kinh nghiệm. Gọi ngay đến Hotline 0964.523.531 - 0372.66.9992 để được tư vấn và hỗ trợ lắp đặt máy chấm công nhanh chóng và hiệu quả. Hoặc bạn có thể truy cập website DigiPlus để tham khảo các model máy chấm công hợp tiêu chí và yêu cầu lắp đặt tận nơi!