Những lưu ý khi lắp đặt máy chấm công vân tay

Máy chấm công dần trở nên phổ biến trong nhiều đơn vị, cơ sở và tổ chức. Lắp đặt máy chấm công vân tay giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý và kiểm soát nhân viên hơn. Đồng thời nó giúp cho môi trường làm việc trở nên chuyên nghiệp, hiện đại và tiết kiệm thời gian điểm danh hơn. Tuy nhiên, việc lắp đặt thiết bị chấm công cũng cần lưu ý một số điều để quá trình diễn ra nhanh chóng, đơn giản. Cùng tìm hiểu về cách lắp đặt và lưu ý quan trọng khi lắp đặt thiết bị chấm công ngay sau đây!

Hướng dẫn cách lắp đặt máy chấm công vân tay

Máy chấm công là thiết bị hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp trong quá trình quản lý tính lương nhân sự. Tuy nhiên, việc lắp đặt và cài đặt các thông tin cơ bản cho thiết bị cần thực hiện chính xác để máy có thể hoạt động tốt nhất. Quy trình cơ bản để lắp đặt cho các model máy chấm công như sau:

Bước 1: Vị trí lắp đặt

• Vị trí lắp đặt máy chấm công vân tay cần thuận tiện cho nhân viên sử dụng trong quá trình làm việc và thực hiện điểm danh đầu ca 

• Tùy theo quy mô và vị trí của từng doanh nghiệp, công ty, cơ quan mà lắp đặt thiết bị chấm công có công nghệ xác thực tương ứng. 

• Có thể lựa chọn vị trí lắp đặt ngay cửa văn phòng, ngay chốt bảo vệ, ngay tại tủ đồ nhân viên, khu vực làm việc,...

• Sau khi lắp đặt xong máy chấm công cần tiến hành kết nối tín hiệu giữa thiết bị với phần mềm chấm công trên máy tính 

• Khoảng cách từ máy chấm công đến máy tính tốt nhất là dưới phạm vi 100m để đảm bảo tín hiệu mạng LAN chuẩn TCP/IP và ổn định hơn khi sử dụng

Vị trí lắp đặt máy chấm công

Bước 2: Cài đặt người dùng

Máy chấm công  vcó thể bao gồm nhiều loại như xác thực vân tay, thẻ từ, khuôn mặt,... Do đó, sau khi lắp đặt máy chấm công vân tay thì phải cài đặt thông tin vân tay, mã ID cho từng nhân viên.

• Mỗi người được thực hiện quét lấy dấu vân tay để phục vụ cho quá trình lưu trữ dữ liệu để xác thực chấm công

• Đối với máy chấm công sử dụng mã ID, người dùng cần khai báo các thông tin nhân viên chính xác của mình với máy chấm công

• Thiết lập và lưu trữ thông tin nhân viên trên phần mềm chấm công để kiểm soát ra vào, tính lương, quản lý thời gian làm việc,...

Cài đặt dấu vân tay cho máy chấm công

Bước 3: Cập nhật thông tin trên phần mềm 

Sau khi thực hiện cài đặt cho máy chấm công, hệ thống cũng đồng thời lưu trữ thông tin nhân viên trên phần mềm chấm công để kiểm soát ra vào, tính lương, quản lý thời gian làm việc,... Ngoài ra, phần mềm cũng tự động lưu trữ thông tin ca làm việc, hình thức nghỉ lễ, phép,...

Cập nhật thông tin trên phần mềm

Những lưu ý khi lắp đặt máy chấm công vân tay

Kết nối máy chấm công 

Thông thường, có 2 cách để kết nối mạng cho máy chấm công là kết nối trực tiếp và gián tiếp 

• Trực tiếp: kết nối máy chấm công trực tiếp vào máy tính thông qua một sợi cáp mạng. Bạn cắm một đầu vào thiết bị chấm công và cắm đầu còn lại vào cổng mạng trên máy tính. Lưu ý rằng khi thực hiện cách kết nối trực tiếp này cần đặt địa chỉ IP của máy tính lại thành địa chỉ IP tĩnh. 

• Gián tiếp: Bạn thực hiện cắm máy chấm công vào mạng nội bộ (mạng LAN) của đơn vị. Máy chấm công sẽ thực hiện vai trò như một thiết bị mạng trong kết nối mạng LAN. Khi đó, muốn kết nối mạng với máy chấm công thì bạn cần mở phần mềm và gõ địa chỉ IP của thiết bị để kết nối. Địa chỉ IP mặc định của máy chấm công thường là 192.168.1.201.

Kết nối mạng

Đăng ký tối đa 10 vân tay cho cùng một người

Sau khi lắp đặt máy chấm công vân tay, người dùng có thể khai báo 1 dấu vân tay tương ứng 1 người để đảm bảo tính bảo mật trong quá trình chấm công. Thông thường, máy sẽ lấy dấu vân tay của hai ngón trỏ là đủ hoặc chỉ lấy 1 ngón trỏ của 1 bàn tay. Tuy nhiên, thiết bị cho phép lưu trữ tối đa đến 10 vân tay cho một người. Mặc dù vậy việc lấy 1 - 2 vân tay mỗi người sẽ tối ưu hơn cho doanh nghiệp có lượng nhân viên đông đảo. 

Chức năng đăng ký ca làm kíp 

Đăng ký chấm công ca làm kíp

Bạn còn có thể đi làm bất cứ ca nào trong ngày mà máy chấm công vẫn có thể kiểm soát và tính đúng thời gian. Tuy nhiên bạn cần khai báo ca kíp trong phần mềm trước đó. 

Phần mềm không thể kết nối đến máy chấm công

Tuy đã lắp đặt máy chấm công vân tay và kết nối với phần mềm chấm công nhưng vẫn không nhận diện. Bạn cần gỡ phần mềm và cài đặt lại. Bạn có thể an tâm là dữ liệu trên máy chấm công vẫn được bảo lưu. Bạn chỉ việc tải lại từ máy chấm công là được. 

Nhân viên mới chấm công nhưng vân tay không trùng khớp với danh sách dữ liệu

Máy không nhận được vân tay

Lỗi này có thể do nhân viên đặt tay chưa đúng vị trí đầu đọc để máy xác nhận được vân tay. Hoặc bạn kiểm tra dữ liệu máy chấm công xem đã lưu trữ thông tin người dùng chưa. Nếu khi tải dữ liệu chấm công về mà không có dữ liệu, bạn cần tiến hành cài đặt lại thông tin người dùng. Nếu đã reset mà máy vẫn không thực hiện chấm công được thì bạn nên tắt máy khởi động lại. Nếu làm mọi cách vẫn không nhận được vân tay mới thì phần lớn là do lỗi phần mềm. Bạn cần cài đặt lại phần mềm chấm công trên máy tính. Dữ liệu sẽ không bị mất nên bạn không cần lo lắng đến việc lưu trữ lại. 

Lỗi ngày giờ trên hệ thống thiết bị chấm công và phần mềm 

Đồng bộ lại thời gian

Một lưu ý quan trọng khi lắp đặt máy chấm công vân tay là cài đặt ngày giờ. Bạn có thể đồng bộ thời gian trên cả 2 thiết bị máy tính và máy chấm công như sau:

• Mở phần mềm chấm công, vào Menu “Máy chấm công”

• Kết nối máy chấm công => Kết nối => Thông tin máy chấm công 

• Cuối cùng bấm “Đồng bộ thời gian”

Bạn cũng có thể xóa dấu vân tay của người quản lý bằng các thực hiện các bước: 

Kết nối máy chấm công

• Kết nối

• Thông tin máy chấm công

• Cập nhật

• Xóa nhân viên quản lý

Sau khi hoàn tất các bước trên, bạn ngắt kết nối với máy chấm công rồi tiến hành chỉnh sửa bình thường

Hệ thống máy chấm công hoạt động kém, tự động reset

Hiện tượng này xảy ra có thể do vị trí lắp đặt máy chấm công vân tay không thích hợp. Máy cần được lắp đặt tại những vị trí thoáng mát, tránh nơi có nhiệt độ cao, tránh ánh nắng chiếu trực tiếp, tránh nơi gió thổi mạnh,...

Bạn hãy thử thay đổi vị trí của máy chấm công sang một vị trí khác để xem hiện tượng này còn xảy ra hay không. Ngoài ra, bạn nên vệ sinh lại ống kính nơi đặt tay chấm công. Đảm bảo đầu đọc không bám bụi bẩn, che khuất ống kính làm máy lầm tưởng có nhân viên chấm công.

• Vệ sinh bằng cách lau chùi ống kính, tháo tem dán nhãn trên ống kính và tiến hành lau sạch vết keo dính trên bề mặt, đảm bảo ống kính không bị mờ

• Nhân viên chấm công đảm bảo tay sạch sẽ, khô ráo khi thực hiện chấm công, không đẻ bám bụi bẩn che lấp vân tay.

Sai các thông số cấu hình 

Một lưu ý khác khi lắp đặt máy chấm công vân tay là lỗi không thể kết nối đến máy chấm công do sau thông số. Lỗi này xuất phát từ phần khai báo thông tin. Bạn cần lưu ý khai báo đầy đủ và chính xác tên máy, địa chỉ IP, kiểu kết nối,... đặc biệt là khai báo kiểu màn hình. Nếu thiết bị chấm công là màn hình đen trắng thì bạn cần khai báo kiểu màn hình LCD, nếu là màn hình màu thì là TFT. Nếu khai báo cấu hình sai sẽ gây ra lỗi không thể kết nối đến máy chấm công. 

Xem thêm: https://digiplus.vn/may-cham-cong/

Lỗi đã chấm công những không ghi nhận dữ liệu

Một số máy chấm công được cấu hình theo yêu cầu xác nhận cả khung giờ vào làm và kết thúc ca. Do đó, đối với một ca làm thông thường bạn cần chấm công khi bắt đầu vào làm và ngay sau khi kết thúc ca làm. Bạn cần lưu ý cấu hình này khi lắp đặt máy chấm công vân tay. Nếu như yêu cầu doanh nghiệp khai báo 2 lần thì bạn cần chấm công đủ 2 lần. Nếu bạn quên chấm công khi tan ca thì máy chấm công tự động tính giờ tan vào lần chấm công tiếp theo. Như vậy, dữ liệu sẽ bị nhảy và bị sai lệch dẫn đến ghi nhận chấm công thiếu. Để khắc phục lỗi này, chỉ có cách là bạn cần nhớ chấm công 2 lần. 

Trường hợp nếu quên chấm công đủ trên sẽ bị dịch chuyển gây nên sai cho toàn bộ ngày sau. Doanh nghiệp cũng có thể giải quyết cho bạn bằng cách điều chỉnh trực tiếp trên phần mềm. Tuy nhiên tùy từng quy định mà mỗi đơn vị sẽ giải quyết hoặc không.

Dịch vụ lắp đặt máy chấm công DigiPlus uy tín, chất lượng

Tóm lại, việc lắp đặt máy chấm công vân tay và trong quá trình sử dụng chắc chắn còn phát sinh nhiều vấn đề hơn nữa. Do đó, bạn cần đảm bảo lắp đặt và sử dụng đúng cách để giảm thiểu sai sót. Nếu như cần hỗ trợ và tư vấn về thi công lắp đặt máy chấm công cho công ty, nhà máy, cơ quan, văn phòng,... quý khách hàng có thể liên hệ Hotline 0964 523 531 - 0372 669 992 để đội ngũ kỹ thuật viên của chúng tôi hỗ trợ bạn sớm nhất.

Ngoài ra, DigiPlus còn là đơn vị chuyên phân phối các model máy chấm công chất lượng cao, giá cả hợp lý mà quý khách hàng có thể tin tưởng. Bên cạnh đó, đơn vị còn cung cấp các sản phẩm thiết bị an ninh, thiết bị kiểm soát cho các đơn vị doanh nghiệp, công ty, nhà xưởng, cơ quan, văn phòng,... 

Quý khách hàng có thể tham khảo các sản phẩm và dịch vụ lắp đặt máy chấm công vân tay của chúng tôi tại Website của DigiPlus hoặc thông tin liên hệ dưới đây:

Công ty Cổ Phần DIGIPLUS

Địa chỉ: 93 ngõ 72, Tôn Thất Tùng, Hà Nội

STK : 6666.82.8888

Ngân hàng TMCP Á Châu ( ACB ) – Chi nhánh Hà Nội

Email:

tudigiplus.vn@gmail.com

haidigiplus.vn@gmail.com

Hotline: 0964 523 531 - 0372 669 992

Website: www.digiplus.vn