Có một điều bên mình nhận ra sau nhiều năm đi lắp máy: phần lớn các ca "máy chấm công không nhận vân tay" không phải do máy kém, mà do lúc đăng ký vân tay làm vội. Ngày đầu cả công ty xếp hàng, mỗi người ấn qua loa ba lần cho xong, một tháng sau bắt đầu có người phải ấn năm bảy lần mới được. Bài này hướng dẫn cách đăng ký vân tay trên máy chấm công từng bước, kèm những mẹo lấy mẫu mà kỹ thuật bên mình vẫn làm, để nhân viên chấm một lần là ăn.
Đăng ký vân tay cho nhân viên mới — có người đứng cạnh hướng dẫn cách đặt ngón thì mẫu lấy chuẩn hơn hẳn.
1. Trước khi đăng ký: chuẩn bị 3 thứ
- Danh sách mã nhân viên: mỗi người một mã số (VD 1, 2, 3… hoặc theo mã nhân sự công ty). Mã trên máy phải trùng với mã trong phần mềm chấm công, nếu không phần mềm sẽ không ghép được tên.
- Người giữ quyền quản trị: quyết định trước ai là admin máy (nên 2 người). Admin là người vào được menu cài đặt.
- Khăn khô sạch: lau mắt đọc trước khi bắt đầu, và để nhân viên lau tay nếu tay ướt hay dính dầu.
2. Các bước đăng ký vân tay trên máy
Hướng dẫn dưới đây theo menu phổ biến của máy ZKTeco, Ronald Jack (hai hãng dùng chung nền tảng). Tên mục có thể khác đôi chút giữa các đời máy và giữa tiếng Việt – tiếng Anh, nhưng trình tự gần như giống nhau:
- Nhấn M/OK (hoặc Menu). Máy đã có admin thì quét vân tay admin để vào.
- Chọn Quản lý người dùng (User Mgt) → Thêm người dùng (New User).
- Ở ô Mã người dùng (User ID): máy tự gợi ý số tiếp theo, sửa lại cho đúng mã nhân viên nếu cần.
- Chọn Vân tay (FP) → máy yêu cầu đặt cùng một ngón 3 lần. Mỗi lần nhấc hẳn ngón lên rồi đặt lại.
- Máy báo đăng ký thành công → đăng ký thêm ngón thứ hai (ngón ở bàn tay còn lại).
- Mục Quyền người dùng: để "Người dùng thường" (User). Chỉ đặt "Quản trị" (Admin) cho người được giao.
- Bấm Lưu rồi thoát ra màn hình chính, cho nhân viên chấm thử ngay. Máy hiện mã số, báo "Xác thực thành công" là xong.
Máy có bàn phím số thường không gõ được tên tiếng Việt. Cách gọn nhất là nhập tên nhân viên trong phần mềm trên máy tính rồi tải danh sách xuống máy; ở máy chỉ cần lấy vân tay theo đúng mã. Kết nối máy với máy tính thế nào xem bài cách kết nối máy chấm công với máy tính.
3. Mẹo lấy mẫu vân tay để chấm "một lần ăn ngay"
Đây là phần quyết định. Mẫu vân tay lấy tốt thì máy rẻ vẫn nhận nhanh; lấy ẩu thì máy đắt cũng chật vật.
- Chọn ngón trỏ hoặc ngón giữa. Đừng dùng ngón cái: ngón cái hay đặt lệch, mỗi lần một góc khác nhau.
- Đặt phẳng, phủ kín mắt đọc. Phần giữa của đầu ngón (chỗ có tâm vân) phải nằm giữa mắt đọc, không đặt mỗi đầu mút ngón tay.
- Ấn vừa phải. Ấn quá mạnh làm vân bị bè ra, ấn quá nhẹ thì máy không đọc đủ.
- Ba lần đặt hơi khác nhau một chút: lần đầu thẳng, lần sau nghiêng nhẹ sang trái, lần sau nghiêng nhẹ sang phải. Máy có đủ "góc nhìn" thì sau này đặt lệch vẫn nhận.
- Tay không quá ướt, không quá khô. Tay ướt thì lau. Mùa đông tay khô nẻ thì hà hơi nhẹ vào đầu ngón hoặc xoa tay cho ấm rồi đặt.
- Hai ngón ở hai bàn tay khác nhau. Lỡ đứt tay, băng bó một bên vẫn còn ngón kia để chấm.
Kỹ thuật kiểm tra từng lần đặt ngón khi lấy mẫu — làm kỹ buổi đầu, cả năm sau ít phải đăng ký lại.
4. Người khó lấy vân tay thì làm sao?
Công ty nào cũng có vài người như vậy: thợ cơ khí, thợ xây tay chai, người lớn tuổi vân mờ, người làm bếp, rửa bát tay luôn ướt. Bên mình hay xử lý theo thứ tự:
- Thử các ngón khác, ngón áp út đôi khi còn vân rõ hơn ngón trỏ.
- Đăng ký thêm thẻ từ (máy có đầu đọc thẻ): quẹt thẻ thay vân tay. Nhược điểm là thẻ có thể đưa người khác chấm hộ.
- Đăng ký mật khẩu làm phương án dự phòng tạm thời.
- Nếu cả bộ phận đều khó (xưởng, bếp), nên tính máy khuôn mặt. Cách đăng ký khuôn mặt có hướng dẫn riêng trong bài hướng dẫn sử dụng máy chấm công nhận diện khuôn mặt.
5. Quyền quản trị: đặt thế nào cho khỏi rắc rối
Khi máy chưa có ai là admin, bất kỳ ai bấm M/OK cũng vào được menu, xóa được dữ liệu. Vì vậy ngay sau khi lắp, nên đặt admin. Nhưng cũng đừng chỉ đặt một admin: người đó nghỉ việc hoặc đi vắng dài ngày là cả công ty không ai vào được menu để thêm người mới.
Kinh nghiệm: đặt 2 admin (VD kế toán + trưởng hành chính), mỗi người đăng ký 2 ngón. Khi admin nghỉ việc, hạ quyền hoặc xóa người đó khỏi máy ngay trong ngày.
6. Công ty có nhiều máy: không cần bấm vân tay lại từng máy
Nhiều nơi có 2–3 máy (nhiều cổng, nhiều chi nhánh) và nghĩ phải dẫn nhân viên đi đăng ký ở từng máy. Không cần. Đăng ký ở một máy, dùng phần mềm tải vân tay từ máy đó về máy tính, rồi đẩy xuống các máy còn lại. Phần mềm đi kèm như Wise Eye đều có chức năng này, xem cách dùng trong bài hướng dẫn sử dụng phần mềm Wise Eye On39 Plus. Lưu ý mẫu vân tay chỉ chuyển được giữa các máy cùng hãng, cùng chuẩn vân tay.
7. Đăng ký xong rồi mà một thời gian sau khó nhận
- Mắt đọc bẩn, trầy: lau bằng băng dính trong (dán nhẹ rồi bóc) hoặc khăn mềm khô. Không dùng cồn mạnh, không dùng vật cứng cạo.
- Mẫu cũ lấy ẩu: xóa vân tay cũ của người đó rồi lấy lại theo mẹo ở mục 3. Thường khỏi ngay.
- Vân tay thay đổi theo thời gian (vết thương, da tróc): đăng ký lại ngón khác.
- Máy báo "bộ nhớ đầy" hoặc lỗi khác: xem bài lỗi máy chấm công thường gặp và cách khắc phục.
8. Đăng ký vân tay cho cả công ty: làm sao cho nhanh
Công ty 50–100 người mà làm từng người một ở máy thì mất cả buổi. Cách bên mình hay làm khi bàn giao:
- Nhập sẵn danh sách mã + tên trên phần mềm, tải xuống máy trước. Ở máy chỉ còn việc chọn mã và lấy vân tay.
- Chia lịch theo phòng ban, mỗi phòng 15–20 phút, tránh giờ cao điểm đầu ca.
- Cử một người đứng cạnh máy nhắc cách đặt ngón (như ảnh đầu bài) — nhanh và chuẩn hơn để nhân viên tự làm.
- Đăng ký xong ai thì người đó chấm thử 3 lần liền ngay tại chỗ. Lần nào cũng nhận ngay thì cho đi.
9. Câu hỏi thường gặp
Đăng ký vân tay trên máy chấm công mất bao lâu một người?
Khoảng 1–2 phút một người nếu đã có sẵn mã nhân viên, gồm lấy 2 ngón và chấm thử. Người khó lấy vân tay có thể lâu hơn.
Mỗi người nên đăng ký mấy ngón tay?
Ít nhất 2 ngón ở 2 bàn tay khác nhau. Một ngón chính để chấm hằng ngày, một ngón dự phòng khi ngón chính bị thương hoặc băng bó.
Máy chấm công không gõ được tên tiếng Việt thì làm sao?
Nhập tên trong phần mềm trên máy tính rồi tải danh sách nhân viên xuống máy. Ở máy chỉ cần lấy vân tay theo đúng mã số.
Quên không đặt admin thì có sao không?
Có. Máy chưa có admin thì ai cũng vào được menu, có thể xóa nhầm dữ liệu chấm công. Nên đặt 2 admin ngay sau khi lắp máy.
Có chuyển vân tay từ máy cũ sang máy mới được không?
Được nếu hai máy cùng hãng và cùng chuẩn vân tay: tải vân tay từ máy cũ về phần mềm rồi đẩy xuống máy mới. Khác hãng thì thường phải đăng ký lại.
Nhân viên nghỉ việc có cần xóa vân tay không?
Nên xóa khỏi máy ngay để tránh chấm hộ và giải phóng bộ nhớ. Dữ liệu chấm công cũ của người đó vẫn còn trong phần mềm để tra cứu.
Kết luận
Đăng ký vân tay chỉ mất vài phút mỗi người, nhưng làm kỹ hay làm ẩu thì khác nhau cả năm trời. Ba điều đáng nhớ: chọn ngón trỏ hoặc giữa, đặt phẳng và hơi đổi góc qua ba lần, luôn đăng ký ngón dự phòng. Thêm 2 admin và đồng bộ qua phần mềm là máy chạy êm, không phải gọi kỹ thuật.
👉 Cần hỗ trợ đăng ký vân tay hàng loạt khi bàn giao, hoặc đang tìm máy chấm công nhận vân tay nhạy, gọi Hotline 0372.669.992 để kỹ thuật DigiPlus hỗ trợ.
