Cách sử dụng phần mềm Wise eye On39 để tổng hợp dữ liệu chấm công từ USB

Ngày đăng: 18-04-2022

Như chúng ta đã biết, việc sử dụng máy chấm công đã trở nên khá phổ biến. Các doanh nghiệp đã nhận thức được tầm quan trọng của việc đưa máy chấm công vào quản lý nhân sự...Trong quá trình sử dụng, việc lấy dữ liệu chấm công từ máy chấm công như thế nào cũng gây không ít thắc mắc. Hôm nay digiplus xin trả lời câu hỏi này như sau:

Lấy dữ liệu chấm công từ máy chấm công:  là hình thức tải các sự kiện chấm công mà công nhân viên check in - check out trên máy chấm công. Sau đó dùng phần mềm chấm công (cụ thể bài viết sẽ đề cập đến phần mềm chấm công Wise eye On39) để tổng hợp các dữ liệu này để đưa ra các báo cáo như : tổng hợp công, tổng hợp đi muộn về sớm, tổng hợp vào ra, tổng hợp làm thêm...

Có 2 hình thức lấy dữ liệu phổ biến nhất hiện nay : Cách thứ nhất đó là lấy dữ liệu qua đường mạng và cách thứ hai là lấy dữ liệu chấm công bằng USB.

menu-quan-ly-usb

Với hình thức lấy dữ liệu chấm công bằng mạng thì đã phổ biến, và trong quá trình lắp đặt nhân viên lắp đặt sẽ chủ  yếu hướng dẫn bằng hình thức này nên chúng tôi không đề cập tới bài viết này. Bài viết sẽ chủ yếu hướng dẫn quý khách hàng cách lấy dữ liệu chấm công qua USB, điều này giúp khách hàng có thể dùng tạm thời khi thay đổi đường mạng, hoặc lấy qua đường mạng bị lỗi, hoặc với những văn phòng địa hình không thể đi dây mạng.

Bài viết sẽ hướng dẫn cách dùng phần mềm Wise eye On39 để tổng hợp dữ liệu từ USB và xuất các báo cáo, các phần mềm khác làm tương tự. Các bước như sau

1. Lấy dữ liệu từ máy chấm công qua USB

  • B1 : Chuẩn bị USB format trước về định dạng FAT32 ( đây là dạng tương thích để lấy dữ liệu từ máy chấm công về USB). Bạn cần lưu ý coppy toàn bộ dữ liệu trong USB ra máy tính trước khi thực hiện, tránh việc format sẽ làm mất dữ liệu sẵn có của USB. USB có thể là 2gb, 4gb,...
  • B2: Sau khi format, bạn rút USB ra cắm trực tiếp vào máy chấm công. Thường sẽ ở bên trái thân máy hoặc 1 số máy ở bên dưới máy. Cách cắm USB như cắm vào máy tính

cam-usb-vao-may-cham-cong

  • B3: Sau khi cắm USB thì máy chấm công sẽ hiện biểu tượng đã nhận USB
  • B4: Truy cập menu máy chấm công, tìm đến mục quản lý USB ( 1 số máy khác là quản lý dữ liệu). 
  • B5: Chọn theo thứ tự sau: Tải về-->Tải dữ liệu chấm công-->Lúc này máy chấm công sẽ hiển thị các mục Hôm nay, Tháng hiện tại, Tháng trước...để bạn tải về. Bạn kéo xuống dưới cùng sẽ có mục tải tất cả. Tùy mục đích và thời điểm bạn tải  bạn có thể chọn cho phù hợp, còn nếu không bạn cứ chọn tải tất cả.

tai-ve

  • B6: Lúc này máy chấm công sẽ tải dữ liệu chấm công trên máy chấm công về. Tùy thời gian bạn chọn mà máy chấm công sẽ đẩy dữ liệu chấm công về USB nhanh hay chậm ( Chọn tất cả sẽ lâu hơn)
  • B7: Khi máy chấm công đẩy dữ liệu vào USB xong, sẽ hiện thông báo tải thành công. Lúc này bạn bấm OK để thoát, sau đó bạn rút USB ra và bấm ESC đến khi thoát hoàn toàn để máy chấm công về trạng thái ban đầu, cho mọi người tiếp tục chấm công

tai-du-lieu-tu-usb

 

Bạn có thể tham khảo bài viết chi tiết nhất tại link dưới đây:

https://digiplus.vn/lay-du-lieu-tu-may-cham-cong-qua-usb/

2. Dùng phần mềm chấm công Wise Eye On39 để tổng hợp dữ liệu

Sau khi đã tải thành công dữ liệu chấm công bằng USB từ máy chấm công về. Lúc  này bạn cắm USB vào máy tính có cài sẵn phần mềm chấm công và thực hiện như sau:

  • B1: Bạn copp file vừa lấy được từ trong USB ra ngoài màn hình desktop hoặc có thể là 1 folder nào đó, tiện cho việc sau này mất dữ liệu hoặc cài lại máy...có thể backup được dữ liệu chấm công
  • B2: Truy cập phần mềm chấm công Wise eye On39. Lúc này bạn cần để ý xem đã nhập nhân viên vào phần mềm chưa. Nếu nhập rồi thì bạn bỏ qua bước này. Còn nếu chưa nhập thì bạn cần nhập nhân viên đã lấy dấu vân tay trên máy chấm công vào phần mềm trước. Cách nhập như sau: 

Vào mục quản lý trên phần mềm chấm công-->Quản lý nhân viên-->Thêm mới-->Bạn cần nhập đầy đủ 4 trường là mã nhân viên, họ tên, mã chấm công và tên chấm công ( các mục khác có thể nhập sau hoặc không cần). Đặc biệt cần lưu ý mục mã chấm công , đây chính là mục bạn cần nhập mã chấm công theo đúng số ID đã lấy vân tay cho nhân viên trên máy chấm công. Bạn cần nhập thật chính xác mục này, nếu không sẽ bị nhầm lẫn công giữa người này và người khác. Nếu không nhớ đã lấy số ID bao nhiêu cho nhân viên, bạn cần yêu cầu ra chấm thử , sau đó ghi lại để có thể tiến hành nhập vào phần mềm cho chính xác, tránh sai sót.

them-nhan-vien

  • B3: Bạn vào mục Máy chấm công trên phần mềm -->Tải dữ liệu chấm công--> Bạn chọn từ ngày đến ngày cần tải, sau đó chọn vào Duyệt tập tin-->Tìm đến file chấm công mà bạn lấy từ máy chấm công trong USB , hoặc chọn file đó ở nơi bạn đã coppy từ USB ra máy tính

tai-du-lieu-cham-cong-bang-usb

  • B4: Sau khi click đúp thì phần mềm sẽ tự đọc dữ liệu chấm công, tự lưu về phần mềm chấm công. Như vậy là xong bước tải dữ liệu chấm công từ USB vào phần mềm

- Có một số câu hỏi mà các bạn thường thắc mắc thì chúng tôi xin trả lời như sau:

+ CH1: Lấy dữ liệu từ USB thì có cần cắm USB 24/24 trên máy chấm công không : Đây là câu hỏi rất nhiều bạn hỏi và chúng tôi xin trả lời rằng : Bạn KHÔNG cần cắm USB 24/24 trên máy chấm công. Mọi người cứ chấm công bình thường và dữ liệu đó sẽ lưu vào bộ nhớ trong của máy chấm công. Chúng ta chỉ cắm USB khi cần lấy dữ liệu chấm công, sau đó sẽ rút ra và không cần cắm ở đó. Ví dụ nếu công ty bạn tổng hợp công theo tháng thì mỗi tháng chúng ta chỉ cắm USB vào máy chấm công 1 lần và sau đó rút ra.

+ CH2: File dữ liệu lấy từ USB có giống khi lấy bằng đường mạng : Dữ liệu khi lấy từ máy chấm công bằng đường mạng hay bằng USB thì đều như nhau, đều là tải từ bộ nhớ trong của máy chấm công về.

+ CH3: Nếu cài đặt lấy dữ liệu bằng USB rồi thì sau muốn lấy bằng đường mạng có được không, và ngược lại đang dùng đường mạng thì có thể lấy dữ liệu bằng USB không: Câu trả lời là có, 2 cách lấy dữ liệu này hoàn toàn phù hợp với phần mềm chấm công, bạn có thể chọn cách nào cũng được.

+ CH4:  Những trường hợp nào nên dùng USB để lấy dữ liệu : Nên dùng USB với các văn phòng mà địa hình hiểm trở, không thể đi dây mạng, hoặc các Spa, Nail...mà không muốn đi dây mạng gây mất thẩm mỹ. Hoặc các công ty tổng hợp công 1 tháng/lần thì sẽ không bất tiện, hoặc các công trường xây dựng, mang máy chấm công cho công nhân viên chấm và cuối tháng mang về tổng công ty để tính công qua máy tính...

3. Xuất báo cáo chấm công từ phần mềm Wise eye On39

Việc xuất báo cáo sẽ diễn ra tương tự như khi tải dữ liệu bằng dây mạng. Nếu bạn đã từng tổng hợp dữ liệu bằng đường mạng rồi hoặc đã biết xuất báo cáo rồi thì có thể bỏ qua. Còn nếu chưa thì bạn làm theo các bước sau đây:

  • B1 : vào mục chấm công và báo biểu 
  • B2: Chọn mục chấm công theo ca ( bạn cần set ca làm việc trước ), nếu bạn chỉ cần tính số tiếng làm việc của nhân viên part time thì bạn chọn mục chấm công không theo ca
  • B3: Chọn từ ngày đến ngày cần xuất báo cáo -->Xem công ( Mục chấm công không theo ca làm tương tự)
  • B4: Xuất các báo cáo cần thiết (Xuất lưới, tổng hợp, chi tiết....)

xuat-bao-cao-cham-cong

Trên đây là toàn bộ bài viết về cách lấy dữ liệu chấm công bằng USB. Từ lấy dữ liệu đến dùng phần mềm Wise eye xuất báo cáo. Nếu có thắc mắc gì bạn có thể liên hệ theo hot line : 0372 669 992 để được giải đáp cũng như hỗ trợ thắc mắc.