Cuộc gọi bên mình sợ nhất là: "Em lỡ xóa hết dữ liệu trên máy rồi, có lấy lại được không?". Câu trả lời thường là không, nếu trước đó chưa ai tải dữ liệu về máy tính. Xóa dữ liệu máy chấm công không khó, nhưng phải đúng thứ tự và đúng loại dữ liệu. Bài này hướng dẫn cách xóa dữ liệu máy chấm công an toàn: khi nào nên xóa, xóa cái gì, và những thao tác tuyệt đối không làm khi chưa sao lưu.
Thao tác xóa dữ liệu nên có người nắm rõ máy đứng cùng — bấm nhầm một mục là mất cả tháng công.
1. Trong máy chấm công có những loại dữ liệu gì?
Hiểu rõ cái này thì sẽ không xóa nhầm:
| Loại dữ liệu | Là gì | Xóa thì mất gì |
|---|---|---|
| Dữ liệu chấm công (log) | Các lần nhân viên quẹt vân tay, khuôn mặt, thẻ | Mất lịch sử giờ vào/ra — không tính được công nếu chưa tải về |
| Người dùng | Mã nhân viên, tên, vân tay, khuôn mặt, thẻ | Nhân viên phải đăng ký lại mới chấm được |
| Quyền quản trị | Ai được vào menu cài đặt | Máy mở menu cho tất cả mọi người |
| Cài đặt máy | IP, giờ, âm lượng, chế độ chấm… | Phải cài lại kết nối mạng, giờ, các thông số |
2. Bước bắt buộc: sao lưu trước khi xóa bất cứ thứ gì
- Tải dữ liệu chấm công về máy tính bằng phần mềm (hoặc ra USB nếu máy không nối mạng).
- Tải danh sách nhân viên + vân tay về phần mềm — để lỡ xóa nhầm người thì đẩy lại xuống máy được, không phải đăng ký lại cả công ty.
- Mở phần mềm kiểm tra dữ liệu đã về đủ đến ngày hôm nay chưa. Chỉ khi thấy đủ mới xóa.
Tải qua USB làm thế nào xem bài cách tổng hợp dữ liệu chấm công từ USB; tải qua mạng xem cách kết nối máy chấm công với máy tính.
3. Xóa dữ liệu chấm công (khi máy đầy bộ nhớ)
Đây là lý do phổ biến nhất phải xóa: máy báo đầy bộ nhớ, không ghi thêm được lần chấm nào. Trên phần lớn máy ZKTeco, Ronald Jack:
- Nhấn M/OK, quét vân tay admin.
- Vào Quản lý dữ liệu (Data Mgt) → Xóa dữ liệu (Delete Data).
- Chọn Xóa dữ liệu chấm công (Delete AttLog). Một số máy cho chọn xóa theo khoảng thời gian.
- Máy hỏi xác nhận → đồng ý.
Mục này chỉ xóa lịch sử chấm, nhân viên và vân tay vẫn còn, sáng mai mọi người chấm bình thường. Nhiều phần mềm cũng có tùy chọn "xóa dữ liệu trên máy sau khi tải về" — tiện, nhưng chỉ bật khi đã chắc phần mềm lưu dữ liệu ổn định.
4. Xóa một nhân viên nghỉ việc
Vào Quản lý người dùng → danh sách → chọn đúng mã nhân viên → Xóa. Máy thường hỏi xóa toàn bộ người đó hay chỉ xóa vân tay (để giữ mã, đăng ký lại vân tay mới). Nhân viên nghỉ việc thì xóa toàn bộ.
Nên xóa ngay trong ngày nghỉ việc: vừa chặn chuyện nhờ người cũ chấm hộ, vừa giải phóng chỗ trong máy. Dữ liệu công cũ của người đó vẫn nằm trong phần mềm để tra cứu. Máy khuôn mặt thao tác hơi khác, xem bài hướng dẫn sử dụng máy chấm công nhận diện khuôn mặt.
Xóa người dùng nên có 2 người cùng đối chiếu mã nhân viên — tránh xóa nhầm người đang làm.
5. Khôi phục cài đặt gốc (reset máy)
Trong mục Hệ thống (System) thường có Khôi phục cài đặt gốc (Reset / Restore Factory). Cần biết:
- Reset đưa các thông số (IP, giờ, âm lượng, chế độ…) về mặc định. Tùy đời máy, có máy giữ lại người dùng và dữ liệu chấm, có máy xóa hết — luôn sao lưu trước.
- Reset xong phải đặt lại IP, giờ, kết nối lại phần mềm. Cách chỉnh giờ xem bài cách chỉnh giờ máy chấm công.
- Chỉ nên reset khi máy cài đặt rối, chạy bất thường, hoặc chuyển máy sang chi nhánh khác. Máy treo, đơ thì thử khởi động lại trước — xem cách sửa máy chấm công vân tay bị treo.
6. Xóa toàn bộ dữ liệu — khi nào mới làm?
Mục Xóa tất cả (Delete All) xóa sạch người dùng, vân tay, dữ liệu chấm công. Chỉ dùng khi:
- Bán lại, thanh lý máy, hoặc chuyển máy cho công ty khác (bảo vệ thông tin nhân viên cũ).
- Làm lại từ đầu toàn bộ danh sách nhân viên.
Sau khi xóa tất cả, máy không còn admin — nhớ đặt lại quản trị ngay.
7. Xóa qua phần mềm, không cần ra tận máy
Nếu máy đã kết nối với máy tính, phần lớn thao tác xóa làm được ngay trên phần mềm, tiện và ít nhầm hơn bấm phím trên máy:
- Xóa dữ liệu chấm công trên máy sau khi tải về — phần mềm thường có nút riêng hoặc tùy chọn tự xóa sau khi tải.
- Xóa nhân viên khỏi máy: chọn người trong danh sách, xóa khỏi thiết bị; danh sách và lịch sử công trong phần mềm vẫn giữ.
- Xóa trên nhiều máy một lượt: công ty nhiều cổng, nhiều chi nhánh thì đỡ phải đi từng nơi.
Ưu điểm lớn nhất: phần mềm hiện tên nhân viên đầy đủ, nên ít khi xóa nhầm người so với nhìn mã số trên màn hình nhỏ của máy.
8. Lịch dọn dữ liệu gợi ý
| Khi nào | Làm gì |
|---|---|
| Hằng tháng, sau khi chốt lương | Tải dữ liệu → kiểm tra đủ → xóa dữ liệu chấm công trên máy |
| Ngày nhân viên nghỉ việc | Xóa người đó khỏi máy (giữ trong phần mềm) |
| Hằng quý | Rà danh sách trên máy, xóa người đã nghỉ còn sót; kiểm tra danh sách admin |
| Khi máy báo gần đầy | Tải về và xóa dữ liệu chấm công ngay, không đợi đến cuối tháng |
Làm đều như vậy thì máy không bao giờ đầy bộ nhớ giữa kỳ lương, và danh sách trên máy luôn sạch.
9. Những việc không nên làm
- Không xóa giữa kỳ lương khi chưa chốt công tháng, dù đã tải về — lỡ phần mềm lỗi là hết đường đối chiếu.
- Không để nhân viên tự xóa — đặt quyền admin cho đúng người.
- Không xóa quyền quản trị khi chưa có người nắm máy thay thế.
- Không reset máy để "sửa lỗi" khi chưa biết lỗi gì — nhiều lỗi chỉ cần khởi động lại hoặc lau mắt đọc. Danh sách lỗi hay gặp ở bài lỗi máy chấm công thường gặp và cách khắc phục.
10. Câu hỏi thường gặp
Xóa dữ liệu chấm công trên máy có mất vân tay nhân viên không?
Không. Mục xóa dữ liệu chấm công chỉ xóa lịch sử các lần chấm. Nhân viên, vân tay, khuôn mặt vẫn còn và chấm bình thường.
Lỡ xóa dữ liệu chấm công rồi có khôi phục được không?
Nếu trước đó đã tải về phần mềm hoặc USB thì vẫn còn bản đó. Nếu chưa tải lần nào thì gần như không khôi phục được — vì vậy luôn sao lưu trước khi xóa.
Máy chấm công báo đầy bộ nhớ thì xóa gì?
Tải dữ liệu về máy tính, kiểm tra đủ rồi xóa dữ liệu chấm công (log). Không cần xóa nhân viên.
Khôi phục cài đặt gốc có xóa nhân viên không?
Tùy đời máy. Nhiều máy chỉ đưa thông số về mặc định, một số máy xóa cả dữ liệu. Luôn sao lưu dữ liệu và danh sách nhân viên trước khi reset.
Nhân viên nghỉ việc có nên xóa khỏi máy không?
Nên xóa ngay để tránh chấm hộ và giải phóng bộ nhớ. Lịch sử công của người đó vẫn được giữ trong phần mềm.
Không vào được menu để xóa dữ liệu thì làm sao?
Menu khóa bằng vân tay quản trị. Nhờ người giữ quyền admin, hoặc thao tác qua phần mềm khi máy đã kết nối máy tính. Không còn ai có quyền thì liên hệ đơn vị lắp đặt để được hỗ trợ.
Kết luận
Xóa dữ liệu máy chấm công an toàn chỉ cần nhớ một nguyên tắc: sao lưu trước, kiểm tra đủ, rồi mới xóa đúng loại cần xóa. Máy đầy bộ nhớ thì xóa log; nhân viên nghỉ thì xóa người; reset hay xóa tất cả chỉ dùng khi thật cần.
👉 Không chắc nên xóa gì, hoặc lỡ tay xóa nhầm? Gọi ngay Hotline 0372.669.992 trước khi thao tác tiếp — kỹ thuật DigiPlus hỗ trợ từ xa hoặc tận nơi. Xem thêm các dòng máy chấm công có bộ nhớ lớn, tự đẩy dữ liệu về máy chủ.
