Phần mềm quản lý suất ăn công nghiệp là gì hoạt động như thế nào? Có bao nhiêu mô hình sử dụng? Có dùng trên điện thoại được không? Ưu nhược điểm từng mô hình sử dụng ra sao?
Digiplus Trả lời:
Phần mềm quản lý suất ăn công nghiệp hay còn gọi là hệ thống quản lý suất ăn : Là hệ thống kết hợp giữa thiết bị nhận dạng với phần mềm nhằm quản lý số lượng suất ăn thực tế đã phát , đăng ký số lượng suất ăn sẽ phát cũng như lên thực đơn những món ăn cần chuẩn bị theo dữ liệu đăng ký.
1.Lợi ích phần mềm quản lý suất ăn công nghiệp?
- Tiết kiệm thời gian: hàng ngày chúng ta thường mất rất nhiều thời gian để đăng ký số lượng suất ăn cho từng cá nhân, bộ phận trong công ty.Như vậy rất dễ dẫn đến sai sót cũng như thiếu đi tính minh bạch gây thất thoát.
- Tính chính xác số lượng suất ăn thực tế, minh bạch:
Phần mềm nhằm mục đích đếm, tính toán số lượng suất ăn thực tế của 1 công ty, xí nghiệp hay nhà máy, khu công nghiệp….một cách chính xác, khách quan, minh bạch nhất.
- Nhanh gọn, bộ phận nào cũng có thể xem lại,không gian lận:
Với mỗi công ty số lượng nhân công lớn khoảng vài nghìn trở lên, thì việc quản lý suất ăn là hết sức quan trọng, tránh tình trạng gian lận nơi nhà bếp, lâu dài có thể dẫn đến thiệt hại kinh tế vô cùng lớn.
- Chuyên nghiệp:
Với việc sử dụng máy chấm ăn, dùng vân tay để đăng ký cũng như lấy xuất ăn giúp môi trường chuyên nghiệp, khách hàng cũng có thể đánh giá 1 phần qua khâu nhà ăn của công ty.
- Ưu điểm so với phương pháp truyền thống:
Nếu không sử dụng phần mềm mà dùng cách thức thủ công như ghi sổ, đặt số lượng, đếm số công nhân ăn…sẽ rất mất thời gian và công sức, mà tính hiệu quả và chính xác lại không cao. Chưa kể thất thoát phát sinh do người ghi sai hoặc cố tình ghi sai.
Các mô hình chính của hệ thống này có thể kể đến như:
2. Mô hình phần mềm quản lý suất ăn mới nhất 2021
2.1 Mô tả hệ thống:
- Nhân viên nhà ăn sẽ đưa danh sách các món dự định sẽ nấu lên trên phần mềm.
- Đầu ca làm việc công nhân chấm công trên máy chấm công để điểm danh và đăng ký món ăn trên máy POS bên cạnh theo danh sách món mà nhân viên nhà ăn đã đưa lên phần mềm từ trước.
- Nhân viên nhà ăn sẽ dựa vào việc đăng ký món ăn của công nhân trên máy POS sau đó lên thực đơn và chuẩn bị.
- Đến bữa ăn, công nhân chấm vân tay (thẻ) tại canteen. Hệ thống hiển thị trên màn hình món ăn mà công nhân đã đăng ký. Suất ăn công nhân sẽ được Nhà ăn phát đúng khi chấm hợp lệ.
2.2 Quy trình hoạt động cụ thể hệ thống quản lý suất ăn công nghiệp
2.3 Diễn giải thực tế:
- Nhân viên nhà ăn sẽ nhập danh sách các món ăn sẽ nấu lên trên phần mềm , công nhân viên sẽ dựa vào danh sách này để đăng ký sẽ ăn món gì
- Công nhân viên khi chấm công, sẽ tiến hành đăng ký món ăn ở màn hình máy POS lắp ngay cạnh máy chấm công để báo lên mình muốn ăn món gì, ngoài ra có thể dùng App trên điện thoại IOS hoặc Android để đăng ký thì sẽ không cần dùng máy pos, danh sách này sẽ được tổng hợp và thống kê đẩy vào dữ liệu phần mềm chấm ăn.
- Nhân viên bếp ăn sẽ nhận được danh sách đăng ký số lượng món ăn cần chuẩn bị trên phần mềm,dựa theo danh sách công nhân đăng ký qua máy POS/ hoặc qua App Android IOS
- Đến giờ ăn, công nhân chấm ăn trên máy chấm ăn tại nhà ăn, canteen. Sau khi xác thực vân tay thành công, hệ thống sẽ hiển thị tên món và phần ăn của công nhân trên màn hình. Nếu đã nhận món ăn rồi sẽ xuất hiện cảnh báo và hiển thị thông tin trên màn hình để báo cho nhà bếp biết. Người lạ từ bên ngoài vào sẽ không lấy được phần ăn vì không xác thực được vân tay.
2.4 Thiết bị đề xuất
3. Phần mềm quản lý suất ăn công nghiệp kết hợp máy chấm công
3.1 Mô tả hệ thống phần mềm suất ăn có kết hợp máy in bill
- Công nhân viên sẽ được đăng ký vân tay hoặc thẻ lên máy chấm công( máy chấm ăn) trước. Sau đó mỗi khi đến ca ăn thì sẽ đến máy chấm công đó quẹt vân tay, nếu vân tay đã được đăng ký từ trước hợp lệ , máy in bill sẽ in ra phiếu và công nhân viên sẽ đưa phiếu này cho bếp ăn để lấy phần ăn.
- Trên máy chấm ăn của chúng tôi, có thể setup độ trễ in phiếu, trường hợp công nhân quẹt 2 – 3 lần liên tiếp trong 1 khoảng thời gian( tối thiểu 30p) thì máy in bill chỉ in ra duy nhất 1 phiếu ăn mà thôi. Nhân công sẽ lấy phiếu ăn đó và mang đến nhà bếp để lấy suất ăn phù hợp. Nhà bếp sẽ dựa vào số phiếu ăn đã phát ra để so sánh với phần mềm báo xuống.
Video demo công nhân viên chấm ăn:
- Phần mềm và một số mẫu báo cáo+ Với mỗi lần chấm cơm thành công, phần mềm sẽ tự động tải dữ liệu từ máy chấm công qua đường mạng và lưu lại trên phần mềm,+ Dữ liệu được tổng hợp , lấy đó làm cơ sở để người quản lý biết được chính xác ai đã đi ăn ngày hôm đó, tổng hợp số lượng suất ăn chính xác đã được nhà bếp phát ra.
Báo cáo chi tiết suất ăn theo tháng + Các báo cáo sẽ được tổng hợp tại máy tính của người quản lý. Các mẫu báo cáo có thể đếm số lượng ăn thực tế, đếm số lượng công nhân ăn theo ca, hoặc đếm số lượng xuất ăn được phát ra theo từng bộ phận. Ngoài ra cũng có thể chỉnh sửa theo mẫu báo cáo mà khách hàng đưa ra.
Một số mẫu báo cáo
Báo cáo chi tiết suất ăn theo ngày
Báo cáo chi tiết suất ăn theo tháng 
Báo cáo suất ăn trong ngày theo bộ phận 
Báo cáo tổng hợp suất ăn theo ngày
Video demo phần mềm
Đánh giá ưu nhược điểm mô hình :
- Ưu điểm : Chi phí hệ thống rẻ, dễ sử dụng, dễ quản lý. Cứ chấm hợp lệ là sẽ ra phiếu ăn, nhà bếp thấy phiếu ăn thì mới phát suất ăn. Phần mềm thiết kế đơn giản chỉ thống kê số lượng thực tế suất ăn phát ra.
- Nhược điểm : Quản lý đơn giản nên nếu yêu cầu cao hơn như lên món theo thực đơn hoặc công nhân viên muốn chọn món sẽ không thực hiện được.
3.2 Phần mềm kết hợp máy chấm công không cần máy in
– Mô tả: Khác biệt lớn nhất của mô hình này với mô hình 1, đó là sẽ không có máy in.
Với mô hình này, công nhân đã được đăng ký vân tay hoặc thẻ sẽ đến và chấm cơm. Máy báo thành công thì nhà bếp sẽ phát suất ăn cho công nhân đó. Ngoài ra, có thể kết hợp đèn báo hiệu khi chấm cơm thành công.
– Phần mềm: Tương tự như mô hình 1, phần mềm cũng sẻ tải và xuất báo cáo bình thường cho người quản lý.
Nếu có khách đến ăn:
– Khách ăn đi cùng quản lý:
+ Khi khách ăn đi cùng quản lý thì với thẻ đặc biệt của quản lý hoặc vân tay của quản lý, việc quẹt nhiều lần liên tiếp vẫn sẽ ra được liền lúc nhiều phiếu ăn, nên có thể đưa phiếu ăn cho khách đi cùng. Các thẻ của công nhân khác quẹt nhiều lần cũng chỉ ra 1 phiếu ăn
– Khách ăn không đi cùng quản lý:
+ Ở phòng bảo vệ : Công ty tiến hành cấp phát thẻ đã đăng ký sẵn ở máy chấm cơm.
+ Khi khách đến chỉ cần đưa thẻ này cho khách. Trên phần mềm cũng có mục để theo dõi riêng các thẻ này
+ Khi khách đến quẹt thẻ/vân tay dữ liệu sẽ được lưu lại và in ra 1 phiếu ăn. Dữ liệu đó sẽ được bộ phận quản lý tải về máy tính. Phần mềm sẽ tính toán dữ trên dữ liệu quẹt thẻ báo cáo tổng số suất ăn của khách lẻ.
3.3 Thiết bị đề xuất trọn bộ phần mềm quản lý suất ăn kết hợp máy in bill:
- Máy chấm cơm chuyên dụng: Dùng để đăng ký vân tay hoặc thẻ cho công nhân viên chấm cơm, có chức năng dù nhân viên có chấm nhiều lần liên tục chỉ in ra 1 phiếu ăn.(Máy chấm cơm khác không làm được điều này)
- Máy in bill chuyên dụng cho nhà ăn(có thể có hoặc không):Dùng để in phiếu ăn. Tính năng đặc biệt: có thể in tiếng Việt và theo mẫu người dùng định sẵn,các máy in khác không làm được việc này
- Đèn tín hiệu(có thể có hoặc không):Dùng để báo hiệu cho nhà bếp phát suất ăn.
- Phần mềm quản lý suất ăn: Đếm số lượng suất ăn đã phát, xuất các báo cáo tổng hợp.
Hiện phần mềm quản lý suất ăn có 2 phiên bản miễn phí và tính phí.
Với phiên bản tính phí giá chỉ từ 5-10tr, quý khách được cài đặt thêm phần mềm tự động tải dữ liệu, được chỉnh sửa mẫu báo cáo theo yêu cầu, được cài trên nhiều máy…
Phiên bản miễn phí bạn có thể download ngay tại đây
Trên đây là toàn bộ thông tin về phần mềm quản lý suất ăn, cách thức hoạt động cũng như các thiết bị cần thiết.Để được tư vấn rõ hơn, xin liên hệ: 0372 669 992 (Mr Tú), Email:tudigiplus.vn@gmail.com
