Bảng chấm công của một công ty 30 người, sau 5 năm qua tay 3 kế toán, thường có chừng 20 ký hiệu: "X", "x", "+", "1/2", "N", "NP", "P/2", "Lễ", "L"... Mỗi người thêm một cái cho tiện, không ai bỏ cái cũ. Tới lúc cần cộng công thì không ai chắc "N" là nghỉ hay là nửa ngày.
Trả lời nhanh: bộ ký hiệu chuẩn mà kế toán Việt Nam quen dùng là bộ trong mẫu bảng chấm công 01a-LĐTL của Thông tư 200/2014 và Thông tư 133/2016 gồm 12 ký hiệu dưới đây. Từ năm 2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC thay Thông tư 200 nhưng không ban hành mẫu bảng chấm công, nên bộ ký hiệu này vẫn là chuẩn tham chiếu, công ty được thêm ký hiệu riêng miễn là ghi rõ trong quy chế.
| Ký hiệu | Ý nghĩa (mẫu 01a-LĐTL) | Ký hiệu | Ý nghĩa (mẫu 01a-LĐTL) |
|---|---|---|---|
| + | Lương thời gian (có đi làm) | P | Nghỉ phép |
| SP | Lương sản phẩm | H | Hội nghị, học tập |
| Ô | Ốm, điều dưỡng | NB | Nghỉ bù |
| Cô | Con ốm | KL | Nghỉ không lương |
| TS | Thai sản | N | Ngừng việc |
| T | Tai nạn | LĐ | Lao động nghĩa vụ |
Bảng tra đầy đủ để lưu về máy: 12 ký hiệu theo mẫu và các ký hiệu công ty hay tự thêm.
Nội dung bài:
- 1. Ký hiệu trong mẫu 01a-LĐTL và chuyện Thông tư 99/2025
- 2. Ký hiệu công ty hay tự đặt thêm
- 3. Mỗi ký hiệu ứng với cách trả lương nào
- 4. Ký hiệu chấm công tiếng Anh
- 5. Năm lỗi hay gặp khi đặt ký hiệu
- 6. Ký hiệu trong phần mềm chấm công
- 7. Hỏi đáp nhanh
1. Ký hiệu trong mẫu 01a-LĐTL và chuyện Thông tư 99/2025
Mẫu số 01a-LĐTL "Bảng chấm công" nằm trong phần chứng từ lao động tiền lương của Thông tư 200/2014/TT-BTC (doanh nghiệp nói chung) và Thông tư 133/2016/TT-BTC (doanh nghiệp nhỏ và vừa). Hai thông tư dùng cùng một bộ 12 ký hiệu như bảng trên. Người chấm công đánh ký hiệu vào ô từng ngày; cuối tháng kế toán đếm ký hiệu để quy ra 5 cột: công hưởng lương sản phẩm, công hưởng lương thời gian, công nghỉ hoặc ngừng việc hưởng 100% lương, công nghỉ hoặc ngừng việc hưởng một phần lương, công hưởng bảo hiểm xã hội.
Chỗ ít người để ý: mỗi ký hiệu sinh ra là để rơi vào đúng một trong 5 cột đó. Đặt ký hiệu mới mà không trả lời được "nó cộng vào cột nào" thì ký hiệu đó sớm muộn sẽ gây cãi nhau.
Thông tư 99/2025/TT-BTC ban hành ngày 27/10/2025, có hiệu lực từ 01/01/2026, thay thế Thông tư 200. Danh mục chứng từ nhóm lao động tiền lương ở Phụ lục I của thông tư mới chỉ còn các bảng thanh toán (tiền lương, tiền thưởng, làm thêm giờ, thuê ngoài), hợp đồng giao khoán, bảng kê trích nộp và bảng phân bổ tiền lương; không có bảng chấm công. Điều 9 của thông tư cho doanh nghiệp tự thiết kế thêm chứng từ, miễn là đủ nội dung theo Điều 16 Luật Kế toán và ghi vào quy chế hạch toán kế toán của đơn vị. Nói gọn: không có bộ ký hiệu "mới" do Bộ Tài chính ban hành năm 2026; bộ 12 ký hiệu cũ vẫn là thứ kế toán, kiểm toán nhìn vào là hiểu, công ty thêm gì thì tự quy định. Thông tư 133 cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, tới thời điểm viết bài (11/2026), vẫn đang áp dụng.
2. Ký hiệu công ty hay tự đặt thêm
Mẫu 01a ra đời khi phần lớn doanh nghiệp trả lương theo ngày công đơn giản, nên thiếu nhiều thứ ngày nay cần theo dõi. Dưới đây là các ký hiệu bên mình gặp nhiều nhất ở khách hàng, kèm cách đặt ít gây nhầm:
| Trường hợp | Ký hiệu nên dùng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Đi làm đủ ngày | X (hoặc + như mẫu) | Chọn một trong hai, không dùng lẫn |
| Làm nửa ngày | X/2 | Tránh "N" vì trùng "ngừng việc" của mẫu |
| Nửa ngày phép, nửa ngày làm | X/P | Cộng 0,5 công làm + 0,5 phép, trừ 0,5 ngày quỹ phép |
| Nghỉ lễ, Tết | L | Hưởng nguyên lương |
| Nghỉ việc riêng có lương (cưới, tang) | R | Không trừ phép năm |
| Đi công tác | CT | Tính như ngày đi làm |
| Dưỡng sức sau sinh, sau ốm | DS | Tách khỏi TS, Ô vì hồ sơ BHXH riêng |
| Làm việc tại nhà | WFH | Ghi rõ có tính đủ công hay không |
| Vắng không phép | V | Khác KL: KL là nghỉ có xin, có duyệt |
| Đi muộn, về sớm, tăng ca, ca đêm | Không đặt ký hiệu trong ô ngày | Ghi số phút, số giờ ở cột riêng |
Dòng cuối là chỗ hay làm sai nhất. Ô ngày chỉ nên trả lời câu "hôm đó người này ở trạng thái gì". Đi muộn 12 phút, tăng ca 2 giờ, làm ca đêm là số lượng, đưa vào ô ngày thì mất phần "có đi làm", và cuối tháng không còn cách nào cộng ra số phút. Bảng chấm công làm thêm giờ nên là một bảng riêng ghi giờ; cách tính tiền tăng ca có ở bài cách tính giờ làm thêm, tăng ca, còn chuyện trừ lương đi muộn đúng luật ở bài đi muộn, về sớm có bị trừ lương không.
3. Mỗi ký hiệu ứng với cách trả lương nào
Đây là phần kế toán cần nhất, cũng là phần người lao động hay thắc mắc khi cầm phiếu lương. Có ba nhóm: công ty trả đủ lương, không ai trả, và quỹ bảo hiểm xã hội trả thay công ty.
| Ký hiệu | Ai trả, trả bao nhiêu | Căn cứ |
|---|---|---|
| X / +, CT, H | Công ty trả lương theo ngày làm việc | Hợp đồng lao động |
| P | Công ty trả nguyên lương, trừ vào quỹ phép năm | Điều 113 BLLĐ 2019 |
| L | Công ty trả nguyên lương | Điều 112 BLLĐ 2019 |
| R | Công ty trả nguyên lương: kết hôn 3 ngày; con kết hôn 1 ngày; cha, mẹ (cả bên vợ, chồng), vợ hoặc chồng, con chết 3 ngày | Khoản 1 Điều 115 BLLĐ 2019 |
| NB | Không trả thêm cho ngày nghỉ (tiền đã nằm ở ngày làm thay hoặc giờ làm thêm) | Theo thỏa thuận làm bù, hoán đổi ngày |
| N | Do lỗi công ty: trả đủ lương; do lỗi người lao động: không trả; lý do khách quan: hai bên thỏa thuận | Điều 99 BLLĐ 2019 |
| KL | Không trả. Có 1 ngày nghỉ không lương luật cho phép: ông bà, anh chị em ruột mất; cha hoặc mẹ kết hôn; anh chị em ruột kết hôn | Khoản 2, 3 Điều 115 BLLĐ 2019 |
| Ô, Cô | Công ty không trả lương; quỹ BHXH trả trợ cấp ốm đau, thường bằng 75% tiền lương đóng BHXH, khi có giấy của cơ sở y tế | Điều 45 Luật BHXH 2024 |
| TS, DS | Công ty không trả lương; quỹ BHXH trả trợ cấp thai sản, dưỡng sức sau thai sản | Luật BHXH 2024 (Điều 59, 60) |
| T (tai nạn lao động) | Công ty trả đủ lương trong thời gian điều trị, phục hồi chức năng | Điều 38 Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015 |
Hai chỗ dễ nhầm. Thứ nhất, ký hiệu T trong mẫu chỉ ghi "tai nạn": tai nạn lao động thì công ty trả đủ lương, còn tai nạn ngoài công việc (ngã xe ngày nghỉ) thì đi theo chế độ ốm đau của BHXH. Nên tách hai ký hiệu khác nhau. Thứ hai, người hay hỏi "ký hiệu chấm công nghỉ việc riêng có lương" thường gộp cả nghỉ phép vào đó; thực ra R không trừ phép, P thì trừ. Gộp chung thì cuối năm số ngày phép còn lại sai. Cách tính phép năm cho người làm chưa đủ năm có ở bài cách tính ngày nghỉ phép năm.
Ba nhóm ký hiệu theo người trả tiền.
Riêng ngày lễ: ai nghỉ thì ghi L và vẫn nhận lương ngày đó; ai đi làm thì ô ngày ghi X, còn giờ làm hôm đó vào bảng làm thêm với hệ số ít nhất 300%, chưa kể tiền lương ngày lễ nếu hưởng lương ngày (Điều 98). Lễ trùng ngày nghỉ hằng tuần thì được nghỉ bù vào ngày làm việc kế tiếp (Điều 111); ngày nghỉ bù đó cũng ghi L. Danh sách ngày lễ, Tết và cách tính lương khi đi làm có ở bài làm ngày lễ, Tết tính lương thế nào.
Lưu ý pháp luật: nội dung trong bài tóm tắt từ Thông tư 99/2025/TT-BTC, Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC, Bộ luật Lao động 2019, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Luật An toàn, vệ sinh lao động 2015, cập nhật đến thời điểm viết (tháng 11/2026). Mức hưởng và điều kiện hưởng chế độ BHXH có quy định chi tiết riêng; trường hợp cụ thể nên đối chiếu văn bản hiện hành, hợp đồng, nội quy, quy chế lương của doanh nghiệp hoặc hỏi cơ quan BHXH, cơ quan lao động.
4. Ký hiệu chấm công tiếng Anh
Công ty có quản lý người nước ngoài, hoặc làm báo cáo cho công ty mẹ, thường cần bảng công song ngữ. Không có chuẩn bắt buộc nào cho ký hiệu tiếng Anh; dưới đây là cách viết phổ biến, đủ để người nước ngoài đọc hiểu mà không cần chú thích dài:
| Tiếng Việt | Ký hiệu Việt | Tiếng Anh | Ký hiệu Anh |
|---|---|---|---|
| Đi làm | X | Present / Work day | W |
| Nửa ngày | X/2 | Half day | HD |
| Nghỉ phép năm | P | Annual leave | AL |
| Nghỉ ốm | Ô | Sick leave | SL |
| Con ốm | Cô | Child sick leave | CSL |
| Thai sản | TS | Maternity leave | ML |
| Nghỉ lễ, Tết | L | Public holiday | PH |
| Việc riêng có lương | R | Paid personal leave | PL |
| Nghỉ không lương | KL | Unpaid leave | UL |
| Nghỉ bù | NB | Day off in lieu | OFF |
| Công tác | CT | Business trip | BT |
| Vắng không phép | V | Absent | A |
Hai lưu ý khi làm bảng song ngữ: giữ một bộ ký hiệu trong ô (tiếng Việt hoặc tiếng Anh), bản dịch đặt ở phần chú thích; và cẩn thận chữ "H" vì tiếng Việt là hội nghị, học tập còn nhiều người nước ngoài đọc là half day.
5. Năm lỗi hay gặp khi đặt ký hiệu
Một ký hiệu, hai nghĩa
Phòng hành chính dùng "N" cho nửa ngày, kế toán đọc theo mẫu là ngừng việc. Hoặc "H" ở xưởng là hội họp, ở văn phòng là half day. Mỗi ký hiệu chỉ được mang một nghĩa trong toàn công ty, và bảng chú thích phải in ngay dưới bảng công chứ không để trong đầu người chấm.
Ghi X cho ngày lễ
Người nghỉ lễ bị đếm thành ngày đi làm, còn người thật sự đi làm ngày lễ thì không phân biệt được với người nghỉ, nên chỉ được trả như ngày thường. Ngày lễ luôn có ký hiệu L riêng; ai đi làm thì ghi X kèm giờ ở bảng làm thêm.
Nửa ngày phép ghi lẫn với nửa công
Sáng nghỉ phép, chiều đi làm mà chỉ ghi "X/2" thì phiếu lương thiếu nửa ngày, quỹ phép lại không bị trừ. Ghi "X/P" thì cả hai đều đúng. Lỗi này nhỏ từng tháng nhưng cuối năm, lúc chốt phép còn lại để trả tiền, mới thấy lệch vài ngày.
Gộp ốm có giấy vào nghỉ phép hoặc không lương
Nhân viên ốm 3 ngày, có giấy viện, kế toán tiện tay ghi P. Người đó mất 3 ngày phép oan, còn công ty mất căn cứ làm hồ sơ để BHXH trả trợ cấp. Ốm có giấy thì ghi Ô, ốm không giấy thì tùy quy chế ghi P hoặc KL, nhưng phải là hai ký hiệu khác nhau.
Ký hiệu gõ không thống nhất
"X", "x", "X " có dấu cách, "1/2", "0.5" cùng nằm trong một bảng thì hàm đếm của Excel bỏ sót. Cách chắc nhất là khóa ô ngày bằng danh sách chọn sẵn ký hiệu. Mẫu dựng sẵn kiểu đó có ở bài mẫu bảng chấm công Excel miễn phí.
6. Ký hiệu trong phần mềm chấm công
Khi dữ liệu lấy từ máy chấm công, phần lớn ký hiệu không còn do người gõ mà do phần mềm tự đặt từ giờ chấm và đơn từ đã duyệt. Việc của kế toán chuyển từ "gõ cho đúng" sang "khai báo cho đúng một lần".
Lấy ví dụ phần mềm chấm công Digiplus bên mình. Bảng công ký hiệu tự đặt như sau: X đi làm đủ, T có đi muộn hoặc về sớm, O thiếu giờ vào hoặc giờ ra, V vắng, L ngày lễ đã khai báo, NN đi làm vào ngày nghỉ bù lễ. Ngày có đơn nghỉ đã duyệt thì lấy ký hiệu theo loại đơn: P nghỉ phép (trừ quỹ phép), R nghỉ có lương không trừ phép, KL không lương, CT công tác, TS thai sản, NB nghỉ bù.
Công ty cần thêm lý do riêng, ví dụ DS dưỡng sức hay WFH làm tại nhà, thì vào trang Đơn từ, bấm "Lý do nghỉ", khai tên, ký hiệu, có hưởng lương không, có trừ quỹ phép không. Từ đó nhân viên chọn được lý do mới ngay trên app điện thoại, bảng công có thêm cột đếm riêng, và chuyện "N là gì" không còn xảy ra vì phần mềm không cho hai lý do trùng một ký hiệu. Chi tiết phần mềm ở bài phần mềm chấm công trên điện thoại và web Digiplus; cả quy trình từ máy chấm công đến phiếu lương có ở bài quản lý chấm công và tính lương từ A–Z.
7. Câu hỏi thường gặp
Ký hiệu chấm công mới nhất năm 2026 là gì?
Không có bộ ký hiệu mới do nhà nước ban hành. Thông tư 99/2025/TT-BTC không kèm mẫu bảng chấm công, nên doanh nghiệp vẫn dùng 12 ký hiệu của mẫu 01a-LĐTL (TT 200, TT 133) làm chuẩn và tự thêm ký hiệu riêng, ghi rõ trong quy chế.
Ký hiệu chấm công nghỉ không lương là gì?
KL. Nghỉ không lương phải là nghỉ có báo, có duyệt; vắng không báo nên dùng ký hiệu khác (ví dụ V) để còn xử lý kỷ luật theo nội quy.
Ký hiệu chấm công nghỉ lễ là gì?
Mẫu 01a không có ký hiệu riêng cho lễ; gần như mọi công ty dùng L. Ngày nghỉ bù khi lễ trùng ngày nghỉ hằng tuần cũng ghi L.
Nghỉ thai sản và nghỉ dưỡng sức sau sinh ghi ký hiệu gì?
Thai sản ghi TS theo mẫu. Dưỡng sức sau sinh mẫu không có, nên đặt ký hiệu riêng như DS. Hai khoản này do quỹ BHXH chi trả, công ty không trả lương những ngày đó.
Ký hiệu chấm công theo Thông tư 200 và Thông tư 133 có khác nhau không?
Không. Mẫu 01a-LĐTL của hai thông tư dùng cùng 12 ký hiệu: +, SP, Ô, Cô, TS, T, P, H, NB, KL, N, LĐ.
Có bắt buộc dùng đúng ký hiệu của mẫu không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp được tự thiết kế bảng chấm công và ký hiệu, miễn là có chú thích rõ ràng, nhất quán và quy ra được số công để trả lương.
Đi làm ngày Chủ nhật ghi ký hiệu gì?
Ô ngày ghi X như ngày đi làm, còn số giờ đưa vào bảng làm thêm với hệ số ít nhất 200% (nếu Chủ nhật là ngày nghỉ hằng tuần). Không nên đặt ký hiệu kiểu "CN" vì không cộng ra giờ.
Công ty muốn chuyển bảng công gõ tay sang máy chấm công và phần mềm mà vẫn giữ bộ ký hiệu đang quen, nhắn Zalo 0372 669 992, bên mình xem bộ ký hiệu hiện tại và khai báo giúp.
