Bấm phím M/OK để vào menu, máy không mở mà hiện dòng "Xác nhận quản trị" (hoặc "Admin Affirm"), chờ một vân tay hay một mật khẩu không ai trong công ty còn nhớ. Người cài máy hồi đầu đã nghỉ việc, hoặc chính Anh/Chị đặt mật khẩu số cho chắc rồi để lâu quên mất. Máy vẫn chấm bình thường, nhưng không thêm được nhân viên, không chỉnh được giờ, không rút dữ liệu ra USB.
Tin tốt: phần lớn trường hợp lấy lại quyền được mà không mất một lần chấm nào, nếu đi đúng thứ tự từ cách nhẹ đến cách nặng. Bài này chỉ nói các cách hợp lệ cho chủ máy, không có chuyện "phá khóa" hay mật khẩu bí mật truyền tai trên mạng.
1. Xác định đúng mình đang mất cái gì
"Quên mật khẩu" có thể là ba thứ khác nhau, nhầm là đi sai hướng ngay từ đầu:
- Quyền quản trị trên máy: vân tay, thẻ hoặc mật khẩu số của người được vào menu. Bài này xử lý cái này.
- Mật khẩu kết nối (Comm Key): số máy đòi khi phần mềm kết nối tới. Sai số này thì phần mềm báo lỗi dù mạng vẫn tốt.
- Mật khẩu đăng nhập phần mềm trên máy tính: không liên quan đến máy, nhờ bên cung cấp phần mềm.
Mất quyền quản trị trên máy thì đối chiếu bảng sau:
| Tình huống | Cách nhẹ nhất | Dữ liệu chấm công |
|---|---|---|
| Còn một người khác đang có quyền admin | Người đó vào menu, hạ quyền người cũ, đặt admin mới | Giữ nguyên |
| Người giữ quyền đã nghỉ nhưng còn liên lạc được | Mời quay lại 5 phút để bàn giao quyền | Giữ nguyên |
| Không ai có quyền, máy vẫn kết nối được phần mềm | Xóa quyền quản trị từ máy tính | Giữ nguyên |
| Không ai có quyền, phần mềm báo sai mật khẩu kết nối | Tìm lại Comm Key trong hồ sơ lắp đặt; không có thì nhờ hãng | Tùy cách hãng xử lý |
| Không ai có quyền, máy chưa từng cắm mạng | Nhờ đơn vị bán hoặc hãng | Tùy cách hãng xử lý, phải hỏi trước |
2. Còn người giữ quyền: cách nhanh nhất
Hỏi một vòng xem ai từng vào được menu. Nhiều máy lúc lắp được đặt 2–3 admin (giám đốc, kế toán, người lắp) mà không ai ghi lại. Cho từng người thử vân tay ở màn hình xác nhận quản trị là biết.
Nếu tìm được, người đó vào Menu → Quản lý người dùng, chọn mã của người đã nghỉ, đổi quyền về Người dùng thường (hoặc xóa hẳn người đó khỏi máy), rồi đặt quyền quản trị cho người mới. Tên mục có thể khác chút tùy đời máy: có máy ghi "Quyền", có máy ghi "Vai trò" hay "Role".
Người giữ quyền đã nghỉ nhưng còn liên lạc được thì nhờ quay lại 5 phút. Trường hợp vân tay của chính admin không còn nhận (đứt tay, tay mòn, tay quá khô), xem cách xử lý ở bài máy chấm công không nhận vân tay, nhiều khi chỉ cần lau mắt đọc hoặc thử ngón khác đã đăng ký.
Mật khẩu số thì đừng đoán bừa nhiều lần; thử vài số quen dùng rồi chuyển sang mục 3.
3. Máy còn kết nối phần mềm: xóa quyền admin ngay trên máy tính
Đây là cách cứu được nhiều máy nhất. Máy đã nối phần mềm qua mạng LAN hoặc cloud thì phần mềm làm việc với máy mà không cần ai bấm menu, nên quyền admin trên máy không chặn được nó.
Các bước, làm đúng thứ tự:
- Tải dữ liệu chấm công về máy tính và kiểm tra đã đủ đến ngày hôm nay.
- Tải danh sách nhân viên kèm vân tay, thẻ về phần mềm, để lỡ có trục trặc thì đẩy lại xuống máy, không phải đăng ký lại.
- Tìm chức năng xóa quyền quản trị trong phần quản lý thiết bị của phần mềm. Tên thường gặp: "Xóa quyền quản trị", "Xóa admin", "Clear Administrator". Trong bộ thư viện kết nối của ZKTeco, lệnh này có tên ClearAdministrators. Nó hạ tất cả admin trên máy về người dùng thường; nhân viên, vân tay, khuôn mặt, thẻ và dữ liệu chấm công giữ nguyên.
- Ra máy đặt admin mới ngay. Từ lúc xóa đến lúc đặt lại, máy không còn admin, ai đi qua bấm M/OK cũng vào được menu. Nên làm lúc Anh/Chị đang đứng cạnh máy.
Phần mềm không có nút này thì sửa quyền người cũ thành người dùng thường trong danh sách nhân viên, rồi đẩy riêng người đó xuống máy.
Với phần mềm chấm công Digiplus, chức năng này nằm ở menu của từng máy, mục Xóa quyền quản trị, dùng được cho cả máy kết nối qua mạng LAN lẫn máy tự gửi dữ liệu lên cloud. Máy cloud nhận lệnh ở lần kết nối kế tiếp, thường chỉ sau vài chục giây.
Chỗ hay vướng: phần mềm báo sai mật khẩu kết nối dù ping thấy máy. Nghĩa là ai đó đã đổi Comm Key, mà xem lại số này lại phải vào menu. Lục biên bản bàn giao hoặc hỏi người cài phần mềm lần đầu; không có thì sang mục 5. Chưa nối máy với máy tính lần nào thì xem bài cách kết nối máy chấm công với máy tính; nhiều máy dù đã đặt admin vẫn kết nối được nếu Comm Key còn để như lúc xuất xưởng.
4. Thao tác theo từng hãng
Ý chung giống nhau, khác ở tên menu và phần mềm đi kèm:
- ZKTeco: quyền nằm trong Quản lý người dùng → sửa người dùng → Quyền (Người dùng / Quản trị viên). Phần mềm Wise Eye, ZKTime, BioTime đều tải nhân viên về, sửa quyền và đẩy xuống được. Máy đời cũ màn hình đen trắng chia quyền thành nhiều cấp (người đăng ký, quản trị viên, quản trị cấp cao); người chủ máy nên giữ cấp cao nhất.
- Ronald Jack: nhiều dòng Ronald Jack bán ở Việt Nam dùng nền tảng phần mềm gần giống ZKTeco, nên menu và cách xóa quyền qua phần mềm (Wise Eye, MitaPro và phần mềm tặng kèm) gần như y hệt.
- Hikvision: máy dùng mật khẩu kích hoạt thiết bị, quản lý qua trang web của máy hoặc phần mềm iVMS-4200. Quên mật khẩu này thì nhiều dòng có quy trình đặt lại chính thức qua công cụ SADP của hãng: xuất mã hoặc tệp từ máy, gửi bộ phận hỗ trợ của Hikvision hoặc nhà phân phối để nhận mã đặt lại. Họ sẽ hỏi giấy tờ chứng minh Anh/Chị là chủ máy.
Máy không rõ hãng, không có phần mềm đi kèm thì đường lui ít hơn hẳn.
5. Khi nào phải nhờ kỹ thuật hoặc hãng
Khi cùng lúc không ai có quyền, máy không kết nối được phần mềm, không có Comm Key, thì chủ máy không nên tự làm nữa.
Chuẩn bị trước khi gọi:
- Số serial của máy, in trên tem dán mặt sau hoặc trong hộp.
- Hóa đơn, phiếu bảo hành hoặc giấy tờ mua máy. Đơn vị đàng hoàng sẽ hỏi để chắc không mở máy giúp người khác.
- Đời máy, hãng, và thời điểm mất quyền.
Tùy hãng và đời máy, cách xử lý có thể là mã khôi phục do hãng cấp, cập nhật lại phần mềm trong máy, hoặc can thiệp phần cứng. Có cách giữ được dữ liệu, có cách không. Câu nên hỏi đầu tiên là: "Làm cách này có giữ lại nhân viên và dữ liệu chấm công không?". Nếu không giữ được, hỏi tiếp có cách nào lấy dữ liệu ra trước không.
Còn "dịch vụ mở khóa máy chấm công" trôi nổi trên mạng hay tệp firmware lạ gửi qua Zalo: bên mình gặp không ít máy bị nạp nhầm, khởi động không lên, mất cả dữ liệu lẫn bảo hành.
6. Đặt admin cho đúng để không phải đọc lại bài này
Lấy lại quyền rồi, làm thêm mấy việc sau:
- Luôn có 2 admin: thường là chủ doanh nghiệp và người phụ trách nhân sự hoặc kế toán. Không giao quyền cho bảo vệ, trưởng ca hay nhân viên thời vụ.
- Mỗi admin có 2 cách xác thực: vân tay 2 ngón, thêm mật khẩu số hoặc thẻ dự phòng. Đứt tay vẫn vào được menu.
- Dùng mã nhân viên riêng cho admin, ví dụ 9001, 9002, để nhìn danh sách là biết ai đang giữ quyền.
- Ghi sổ quản trị máy và cất cùng chỗ với giấy tờ quan trọng, không dán lên máy.
- Đưa việc thu quyền admin vào thủ tục nghỉ việc: người giữ quyền nghỉ thì trong ngày làm thủ tục, hạ quyền họ và cập nhật sổ.
- Giữ máy luôn kết nối phần mềm: đây là "chìa dự phòng" rẻ nhất.
Sổ quản trị chỉ cần một trang kẻ bảng:
| Mục | Ví dụ ghi |
|---|---|
| Máy, vị trí lắp | Máy cổng chính, tầng 1 |
| Hãng, đời máy, số serial | Theo tem dán sau máy |
| Địa chỉ IP, mật khẩu kết nối | Ghi đúng số đang cài |
| Admin 1 (mã, họ tên, cách xác thực) | 9001 – Giám đốc – vân tay + mật khẩu |
| Admin 2 (mã, họ tên, cách xác thực) | 9002 – Kế toán – vân tay + thẻ |
| Ngày thay đổi gần nhất, người ký | Ghi mỗi lần thêm, bớt admin |
Mỗi quý đối chiếu sổ với máy, rà luôn người đã nghỉ còn sót. Cách dọn người cũ và dữ liệu cho gọn có ở bài cách xóa dữ liệu máy chấm công an toàn. Các lỗi khác xem bài tổng hợp lỗi máy chấm công thường gặp và cách khắc phục.
Cần thay máy cũ không còn hãng hỗ trợ thì xem các dòng máy chấm công chính hãng có phần mềm đi kèm.
7. Câu hỏi thường gặp
Quên mật khẩu admin máy chấm công có phải reset máy không?
Thường là không. Còn người khác có quyền hoặc máy còn kết nối phần mềm thì lấy lại quyền mà không cần reset, không mất dữ liệu.
Xóa quyền quản trị qua phần mềm có mất vân tay nhân viên không?
Không. Lệnh xóa quyền quản trị chỉ hạ admin về người dùng thường. Nhân viên, vân tay, khuôn mặt, thẻ và dữ liệu chấm công vẫn còn. Dù vậy vẫn nên tải dữ liệu về trước khi làm.
Nhân viên cũ nghỉ việc mang theo quyền admin thì làm gì?
Nhờ admin còn lại hạ quyền người đó, hoặc dùng phần mềm xóa quyền quản trị rồi đặt admin mới. Sau đó xóa người đó khỏi máy để họ không chấm hộ hay vào menu được nữa.
Phần mềm báo sai mật khẩu kết nối là sao?
Máy đã được đặt Comm Key khác với số khai trong phần mềm. Tìm lại số này trong hồ sơ lắp đặt rồi nhập vào phần mềm. Không tìm được và không ai vào được menu thì cần đơn vị bán hoặc hãng hỗ trợ.
Máy không cắm mạng, quên admin thì rút dữ liệu ra USB được không?
Trên đa số máy, mục tải ra USB nằm trong menu nên cũng cần quyền admin. Đây là lý do nên cắm mạng cho máy ngay từ đầu, kể cả khi quen dùng USB.
Nên đặt mấy người làm admin máy chấm công?
Hai người: một người nghỉ vẫn còn người vào được, mà không quá nhiều người sửa được giờ, sửa nhân viên.
Máy đang bị khóa menu, không biết thuộc trường hợp nào, Anh/Chị nhắn Zalo 0372 669 992 kèm ảnh tem serial và màn hình máy, bên mình chỉ cách nhẹ nhất cho đúng đời máy đó.
